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Wie kann Desk Sharing & intelligente Raumverwaltung helfen, Betriebskosten einzusparen?
Die Flächen- und Gebäudekosten stellen einen der größten finanziellen Aufwände für Unternehmen dar. Umso wichtiger ist es, diese Ressourcen auf maximale Effizienz auszulegen, damit kein Geld verschenkt wird.
Wir stellen bei Unternehmen immer wieder fest, dass es anhand der Homeoffice-Quote zu viele leere Schreibtische gibt und Besprechungsräume aufgrund von No-Shows immer wieder als belegt erscheinen, aber eigentlich frei sind. So trifft man häufig das Phänomen an, dass Unternehmen zu wenige Besprechungsmöglichkeiten beklagen, obwohl die später analysierte Auslastung weit unter Maximum liegt.
Desk Sharing in Kombination mit intelligentem Room Management hat sich als eine effektive Strategie herausgestellt, um Kosten zu reduzieren und zudem die Zufriedenheit mit den vorhandenen Ressourcen zu erhöhen.
1. Die Vorteile von Desk Sharing
Desk Sharing ermöglicht es Unternehmen, ihre Büroflächen optimal zu nutzen. Anstatt jedem Mitarbeitenden einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen, werden Arbeitsplätze je nach Bedarf reserviert. Diese Flexibilität führt zu einer besseren Auslastung der Büroflächen. Eine Studie von Jones Lang LaSalle zeigt, dass Unternehmen, die Desk Sharing implementieren, ihre Büroflächen um bis zu 30% reduzieren können, was signifikante Einsparungen bei Miete und Betriebskosten zur Folge hat (Jones Lang LaSalle, 2019). Wenn ein Unternehmen beispielsweise jährlich 500.000 Euro für Miete ausgibt, können durch Desk Sharing Einsparungen von bis zu 150.000 Euro erzielt werden.
Die Sharing-Quote resultiert maßgeblich aus der Berechnung der durchschnittlichen Anwesenheitstage der Mitarbeitenden. Wir haben die Berechnung in diesem Artikel erläutert.
2. Intelligentes Room Management
Intelligentes Room Management ergänzt das Desk Sharing, indem es die Verwaltung und Buchung von Räumen automatisiert. Mit modernen Buchungstools können Mitarbeitende jederzeit sehen, welche Räume verfügbar sind, und diese entsprechend ihrer Bedürfnisse buchen. Diese Systeme minimieren nicht nur Leerräume, sondern verbessern auch die Nutzung von Besprechungsräumen. Eine Untersuchung von Harvard Business Review zeigt, dass Unternehmen durch intelligentes Room Management ihre Meeting-Raum-Auslastung um bis zu 40% steigern können (Harvard Business Review, 2023). Dies kann, je nach Nutzungshäufigkeit und Raummiete, zu Einsparungen von weiteren 20.000 bis 40.000 Euro pro Jahr führen.
Weitere Optimierungspotenziale liegen in der Nutzung von Check-Ins, damit die wirkliche Nutzung von den Besuchern im Raum bestätigt werden muss. Dafür wird eine Karenzzeit definiert, von beispielsweise 15 Minuten, innerhalb der eine Bestätigung am digitalen Türschild erfolgen muss oder ein optional angebrachter Raumsensor automatisiert eincheckt. Diese Lösung unterstützt zum Beispiel die Software goconut in Verbindung mit der Hardware des Schweizer Herstellers ROOMZ. Mehr dazu hier.
3. Kostensenkung durch Optimierung
Die Kombination von Desk Sharing und intelligentem Room Management führt nicht nur zu einer signifikanten Reduzierung der Betriebskosten, sondern auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität. Eine Umfrage von Gallup ergab, dass Unternehmen, die flexible Arbeitsplatzmodelle implementieren, eine Mitarbeiterzufriedenheit von 87% erreichen können, während die Zufriedenheit in traditionellen Büros nur bei 70% liegt (Gallup, 2021). Diese höhere Zufriedenheit führt oft zu einer geringeren Fluktuation und damit zu Einsparungen in der Personalbeschaffung.
Fazit
Die Implementierung von Desk Sharing und intelligentem Room Management bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, Kosten zu senken und gleichzeitig die Effizienz und Mitarbeitermotivation zu steigern. Die konkreten Zahlen belegen, dass Unternehmen, die diese Ansätze verfolgen, Einsparungen von bis zu 200.000 Euro jährlich erzielen können, wenn man Miet-, Betriebs- und Personalkosten berücksichtigt. Goconut unterstützt Unternehmen gerne dabei, diese Strategien erfolgreich umzusetzen. Buche jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin, um mehr darüber zu erfahren!
