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5 Gründe, warum ein Workplace Management Tool unverzichtbar ist
In einer zunehmend digitalisierten und hybriden Arbeitswelt wird es immer wichtiger, Arbeitsplätze effizient zu organisieren und Ressourcen optimal zu nutzen. Ein modernes Workplace Management Tool geht weit über einfache Buchungssysteme hinaus – es schafft Mehrwert auf mehreren Ebenen: für die Mitarbeiter, die Geschäftsführung, das Employer Branding und die Ressourceneffizienz. Hier sind fünf Gründe, warum ein solches Tool unverzichtbar ist:
1. Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
Mitarbeiter wünschen sich Flexibilität und Transparenz in ihrem Arbeitsalltag. Ein Workplace Management Tool ermöglicht es, Arbeitsplätze und Meetingräume flexibel zu buchen und sich vorab über die Verfügbarkeit und Ausstattung zu informieren. Studien zeigen, dass 83 % der Arbeitnehmer, die flexible Arbeitsplätze nutzen können, zufriedener mit ihrer Arbeitssituation sind und 20 % produktiver arbeiten.
Moderne Tools sind keine "Ressourcenverwalter" mehr, sondern sind smarte und intuitive Tools, die sich in den Alltag deiner Mitarbeitenden integrieren, um ihnen Angst, Unsicherheit und Intransparenz zu nehmen. Sie legen vor allem einen Fokus auf das Miteinander-Arbeiten und bieten viele Funktionen für das Team.
Zudem reduziert ein solches Tool den Stress, der mit der Suche nach verfügbaren Arbeitsplätzen verbunden ist, und schafft Klarheit in hybriden Arbeitsmodellen. Die Zeit, die Arbeitnehmer durch einfache Buchungsprozesse einsparen, kann in produktive Tätigkeiten investiert werden, was eine Win-win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter schafft.
2. Entlastung der Geschäftsführung
Für die Geschäftsführung bietet ein Workplace Management Tool handfeste Vorteile: Es liefert wertvolle Daten zur Raumnutzung, zur Auslastung von Arbeitsplätzen und zur Effizienz von Meetings. Diese Informationen helfen, fundierte Entscheidungen zur Büroplanung zu treffen und Optimierungspotenziale aufzuzeigen. Studien zufolge können durch intelligente Raumnutzungsstrategien bis zu 30 % der Bürokosten eingespart werden.
Besonders in Zeiten, in denen Unternehmen hybride Arbeitsmodelle umsetzen, ist eine klare Übersicht über die Ressourcennutzung unverzichtbar. Unternehmen, die ein Workplace Management Tool einsetzen, berichten von einer Reduktion der nicht genutzten Bürofläche um 20 %.
3. Stärkung des Employer Brandings
Ein modernes und flexibles Arbeitsumfeld ist ein entscheidender Faktor für die Mitarbeitergewinnung und -bindung. Besonders in hart umkämpften Branchen wird das Employer Branding zu einem Wettbewerbsvorteil. Ein Workplace Management Tool zeigt potenziellen Mitarbeitern, dass ein Unternehmen auf moderne Arbeitsweisen setzt und flexible Lösungen anbietet.
Laut einer Studie von Glassdoor ziehen 78 % der Arbeitnehmer flexible Arbeitsoptionen vor, und 64 % der Millennials würden sich eher für einen Arbeitgeber entscheiden, der solche Optionen bietet . Ein Workplace Management Tool signalisiert Transparenz und modernes Management und stärkt so die Außenwahrnehmung des Unternehmens.
4. Förderung von Ressourceneffizienz
Ein weiterer wesentlicher Vorteil eines Workplace Management Tools liegt in der effizienten Nutzung von Ressourcen. Durch die Erfassung der tatsächlichen Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen können Unternehmen Energie und Kosten sparen. Es wird geschätzt, dass durch das gezielte Management von Arbeitsplatzressourcen in Kombination mit Energieeinsparungen eine Reduktion der Betriebskosten von bis zu 25 % möglich ist.
Hierzu zählt auch, dass Putzkräfte nur noch reinigen müssen, wo wirklich jemand gesessen hat. Räume, die an einem Tag nicht gebucht worden sind, bedürfen keines Reinigungsaufwands.
5. Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität
Durch ein Workplace Management Tool wird nicht nur die Organisation des Arbeitsplatzes, sondern auch die Zusammenarbeit verbessert. Mitarbeiter können ihre bevorzugten Arbeitsplätze oder Meetingräume buchen, die ihrer Arbeitsweise entsprechen. Das unterliegende Prinzip des "Activity Based Working (ABW)" ist tief in die Systeme verankert und hilft dem Nutzer zu verstehen, wie er sich in welchem Bereich verhalten darf und welche Umgebung seine Aufgaben am besten unterstützt.
Ein Bericht von McKinsey zeigt, dass Unternehmen, die flexible Arbeitsplatzstrategien verfolgen und digitale Tools zur Arbeitsplatzverwaltung nutzen, eine Produktivitätssteigerung von bis zu 15 % verzeichnen . Solche Tools ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit, besonders in hybriden oder dezentralen Teams.
Fazit
Ein Workplace Management Tool bietet viele Vorteile, von der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bis zur Optimierung der Ressourceneffizienz. Es reduziert Kosten, stärkt das Employer Branding und unterstützt die Geschäftsführung bei datenbasierten Entscheidungen. In einer sich wandelnden Arbeitswelt ist ein solches Tool daher unverzichtbar.
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