In einer Arbeitswelt, die zunehmend von Flexibilität und hybriden Modellen geprägt ist, steht das Desk Sharing als Konzept für eine effiziente Büroauslastung im Vordergrund. Statt starren Arbeitsplatzzuweisungen teilt sich eine wachsende Zahl an Mitarbeitern Schreibtische – oft auf Basis ihrer tatsächlichen Anwesenheit im Büro. Doch wie ermittelt man die optimale Anzahl von Schreibtischen pro Mitarbeiter, ohne Engpässe zu riskieren? In diesem Beitrag zeigen wir, wie verschiedene Abwesenheitsfaktoren wie Homeoffice, Urlaub oder Dienstreisen in die Berechnung einer idealen Sharing Quote einfließen.

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In einem typischen Arbeitsjahr gibt es eine festgelegte Anzahl an Bruttoarbeitstagen – das sind die Kalendertage, an denen ein Mitarbeiter theoretisch arbeiten könnte. Bei einer 5-Tage-Woche ergeben sich in Deutschland etwa 250 Arbeitstage pro Jahr. Doch diese Bruttoarbeitstage werden durch verschiedene Abwesenheitsfaktoren reduziert, die die tatsächliche Büroanwesenheit beeinflussen. Zu den wichtigsten Faktoren zählen Urlaub, Krankheitstage, Dienstreisen und insbesondere die Zeit im Homeoffice. Diese Einflüsse führen dazu, dass die Nettopräsenztage, also die Tage, an denen ein Mitarbeiter tatsächlich im Büro ist, deutlich geringer ausfallen. Die genaue Zahl der Nettopräsenztage hängt stark von der Unternehmenskultur und den individuellen Arbeitsmodellen ab.

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Um diese Nettopräsenztage zu berechnen, werden die Abwesenheitstage von den Bruttoarbeitstagen abgezogen. Urlaub, Krankheitszeiten, Dienstreisen und Homeoffice-Tage senken die Anzahl der Tage, an denen ein Mitarbeiter im Büro anwesend ist. Diese Faktoren sind entscheidend, um die optimale Anzahl von Schreibtischen für ein Team zu planen, da ein Großteil der Mitarbeiter selten jeden Tag im Büro anwesend ist.

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Wie berechnet man die Nettopräsenzquote?

Die durchschnittlichen Anwesenheitstage pro Mitarbeiter ergeben sich durch den Abzug der Abwesenheitstage vom Gesamtjahr: